Todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica en México: qué es el CFDI 4.0, cómo se estructura, reglas del SAT, errores comunes y cómo verificar tus facturas.
La facturación electrónica en México no es opcional. Desde que el SAT implementó el CFDI 4.0, cada operación que realizas —ya seas freelancer, pequeño negocio o contador con decenas de clientes— debe documentarse con un comprobante fiscal digital que cumpla más de 30 reglas de validación. Un error en el RFC del receptor, un uso de CFDI incompatible con el régimen fiscal, o una forma de pago incoherente con el método pueden significar rechazos, retrasos en cobros y, en el peor caso, multas.
Esta guía es tu mapa completo. Cubre desde los fundamentos del CFDI 4.0 hasta las herramientas que te permiten verificar tus facturas en segundos. Cada sección incluye un resumen ejecutivo y enlaces a artículos detallados para profundizar. Al final, tendrás claridad sobre qué es el CFDI, cómo se estructura, qué errores evitar y cómo protegerte antes de enviar cada factura.
Para quién es esta guía: Freelancers que emiten facturas a empresas, pequeños negocios que facturan y reciben facturas de proveedores, contadores que manejan la facturación de múltiples clientes, y cualquier contribuyente que quiera entender las reglas del juego antes de cometer errores costosos. Si facturas por primera vez o quieres asegurarte de que tus comprobantes cumplan con el SAT, esta guía te da el panorama completo y te dirige a los artículos específicos para cada tema.
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el documento electrónico que el SAT exige para acreditar operaciones comerciales en México. La versión 4.0, vigente desde 2022, introdujo validaciones más estrictas: el RFC del receptor debe existir en la base de datos del SAT, el régimen fiscal es obligatorio para emisor y receptor, y la combinación régimen + uso de CFDI debe ser compatible según el catálogo oficial.
Por qué importa: Que tu PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) haya timbrado la factura no garantiza que esté correcta. El timbrado solo valida la estructura XML; no verifica que el uso de CFDI sea adecuado para el régimen del receptor, que la forma y método de pago sean coherentes, ni que los datos coincidan con la Constancia de Situación Fiscal del cliente. Estos errores pasan el timbrado pero generan rechazos cuando el receptor intenta registrar la factura en su contabilidad. Por eso, verificar tu CFDI antes de enviar es el paso que cierra ese hueco.
Si quieres saber exactamente qué revisar en cada factura, consulta nuestra guía de qué revisar en una factura antes de enviarla.
La facturación electrónica en México tiene más de dos décadas. En 2004 el SAT publicó el Código Fiscal de la Federación reformado para permitir comprobantes digitales. Los primeros CFDI (versión 2.0) coexistieron con facturas en papel durante años. El CFDI 3.2 y 3.3 dominaron la escena hasta 2021, cuando el SAT anunció la migración obligatoria al CFDI 4.0. Desde enero de 2022, todos los contribuyentes deben emitir en versión 4.0; las versiones anteriores ya no son aceptadas.
Las diferencias clave con versiones anteriores: validación del RFC contra la lista de contribuyentes inscritos no cancelados, régimen fiscal obligatorio para emisor y receptor, códigos postales validados contra el domicilio fiscal del emisor, y reglas más estrictas en la combinación de catálogos (régimen + uso de CFDI, método + forma de pago). El objetivo del SAT es reducir la facturación apócrifa y las operaciones simuladas. Por eso la lista EFOS del SAT y la verificación de proveedores cobran cada vez más relevancia: deducir facturas de contribuyentes en esa lista puede costar multas del 55% al 75% del monto.
Un CFDI 4.0 es un archivo XML con nodos obligatorios que el SAT valida contra el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. La estructura incluye:
Emisor: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal, domicilio fiscal y código postal del lugar de expedición. El código postal debe coincidir con el domicilio fiscal registrado ante el SAT.
Receptor: RFC, nombre o razón social, domicilio fiscal, régimen fiscal, uso de CFDI y código postal. El nombre debe coincidir exactamente con la Constancia de Situación Fiscal (mayúsculas, sin acentos). El RFC se valida contra la lista de contribuyentes inscritos no cancelados.
Conceptos: Cada línea de producto o servicio incluye clave de producto/servicio (c_ClaveProdServ), clave de unidad (c_ClaveUnidad), cantidad, descripción, valor unitario, importe e impuestos trasladados o retenidos. Las claves deben ser del catálogo vigente del SAT.
Impuestos: Traslados (IVA, IEPS) y retenciones (ISR, IVA). El SAT exige hasta 6 decimales en las tasas. Los cálculos deben cuadrar aritméticamente: Subtotal + Traslados - Retenciones = Total. Usa la Calculadora de IVA para confirmar montos antes de facturar.
Timbre fiscal: Lo agrega el PAC. Incluye el folio fiscal (UUID), sello del CFDI, sello del SAT, fecha y hora de certificación, y RFC del PAC. El timbre es la prueba de que el comprobante fue certificado ante el SAT.
Complementos: Documentos adicionales que se incrustan en el CFDI, como el complemento de pago (REP) para facturas PPD. La estructura de cada complemento está definida en el Anexo 20. Los complementos permiten agregar información específica sin modificar la estructura base del comprobante.
Validaciones cruzadas: El SAT no solo valida cada campo por separado. Verifica que la suma de los importes de los conceptos coincida con el subtotal, que los impuestos trasladados y retenidos cuadren con sus bases, y que el total final sea correcto. Un error de un centavo en el redondeo puede causar rechazo en sistemas automatizados. Por eso es fundamental usar herramientas que validen la consistencia matemática antes de timbrar.
Para revisar el contenido real de un XML sin conocimientos técnicos, usa el Lector de XML CFDI. Para una validación completa contra las reglas del SAT, verifica tu factura gratis.
El régimen fiscal (c_RegimenFiscal) identifica en qué esquema tributario está inscrito el contribuyente ante el SAT. En CFDI 4.0 es obligatorio tanto para el emisor como para el receptor, y debe coincidir exactamente con lo que aparece en la Constancia de Situación Fiscal.
Los regímenes más comunes para personas físicas: 612 (Actividades Empresariales y Profesionales), 621 (Incorporación Fiscal), 626 (RESICO). Para personas morales: 601 (General de Ley), 626 (RESICO personas morales). Cada régimen tiene restricciones en los usos de CFDI que puede recibir. Por ejemplo, RESICO no deduce gastos, por lo que muchas facturas que reciben llevan uso S01 (Sin efectos fiscales).
Un error frecuente es usar un régimen de persona moral para un receptor que es persona física, o viceversa. El SAT valida que el régimen corresponda al tipo de persona del RFC. Otro error común: no actualizar el régimen cuando el contribuyente cambió (por ejemplo, de Incorporación Fiscal a RESICO). La única fuente de verdad es la Constancia de Situación Fiscal actualizada; pídela cada vez que factures a un cliente nuevo y al menos una vez al año para clientes recurrentes. Para una guía detallada de cuál régimen fiscal poner según tu actividad, consulta nuestro artículo dedicado.
Sube tu XML o PDF y descúbrelo en segundos. Sin registro, sin costo.
El Uso de CFDI (c_UsoCFDI) indica el destino fiscal que el receptor le dará al comprobante: si lo usará para deducir gastos, acreditar IVA, registrar una inversión o simplemente como comprobante sin efectos fiscales. Es obligatorio en toda factura y debe ser compatible con el régimen fiscal del receptor. Elegir el uso incorrecto puede causar que tu cliente rechace la factura y, en el peor caso, el SAT puede objetar la deducibilidad del gasto.
Los códigos más utilizados: G01 (Adquisición de mercancías — productos para reventa o materias primas), G03 (Gastos en general — servicios, renta, papelería, consultoría), I04 (Equipo de cómputo y accesorios — inversiones que se deprecian), S01 (Sin efectos fiscales — cuando no se deducirá). Los códigos D01-D10 son exclusivos para personas físicas (deducciones personales: médicos, colegiaturas, donativos, etc.). Nunca uses códigos D para un receptor que es persona moral. Si el receptor está en RESICO, suele usarse S01 porque no deducen gastos.
Regla de oro: Siempre pregunta a tu cliente qué uso de CFDI necesita. No asumas. Para la tabla completa, compatibilidad por régimen y ejemplos prácticos, consulta nuestra guía de uso de CFDI: cuál elegir.
Solo existen dos métodos de pago válidos en CFDI 4.0:
PUE (Pago en Una sola Exhibición): El cobro se realiza al momento de la operación o ya fue recibido. La forma de pago debe ser la real (transferencia, efectivo, tarjeta, etc.). Nunca uses "99 - Por definir" con PUE. No se requiere complemento de pago.
PPD (Pago en Parcialidades o Diferido): El pago será posterior o en dos o más exhibiciones. La forma de pago siempre es "99 - Por definir", porque al momento de emitir la factura aún no sabes cómo ni cuándo pagará el cliente. Cada vez que recibas un pago, debes emitir un complemento de pago (REP).
Elegir mal genera incoherencias que el SAT detecta al cruzar con tus declaraciones. Si usas PPD cuando ya te pagaron, tendrás que emitir complementos de pago innecesarios y trámites adicionales. Si usas PUE con forma "99", la factura puede ser rechazada porque el SAT interpreta que PUE implica cobro inmediato, por lo que ya debes conocer la forma de pago. Para el detalle completo de cuándo usar PPD y cuándo PUE, revisa nuestra guía.
Cuando facturas con PPD, cada vez que recibes un pago (total o parcial) debes emitir un Recibo Electrónico de Pago (REP), también llamado complemento de pago. Es un CFDI de tipo "P - Pago" que informa al SAT cuánto se cobró, en qué fecha y de qué forma. Sin este complemento, el SAT considera que la factura sigue pendiente de cobro, lo que genera discrepancias entre tus facturas y tus declaraciones mensuales de IVA.
El complemento debe emitirse a más tardar el día 25 del mes siguiente al que se recibió el pago (según la regla 2.7.1.35 de la RMF). Incluye: fecha de pago, forma de pago real (transferencia, efectivo, tarjeta — nunca "99"), monto, UUID de la factura relacionada, número de parcialidad, saldo anterior, monto pagado y saldo insoluto. La cadena de parcialidades debe ser coherente: el saldo anterior del complemento 2 debe ser igual al saldo insoluto del complemento 1. Un error en los montos invalida toda la cadena.
No emitir el complemento a tiempo genera multas y discrepancias en tus declaraciones de IVA. El IVA se causa en el momento del cobro efectivo (Artículo 1-B de la Ley del IVA), por lo que si declaras el ingreso sin haber emitido el complemento, el SAT puede detectar inconsistencias. Para todo sobre el complemento de pago REP —estructura, plazos, errores comunes— y la guía completa de facturas PPD y PUE, consulta nuestros artículos.
Los errores que más generan rechazos y retrabajo son: RFC del receptor incorrecto o inexistente en la lista del SAT; nombre o razón social que no coincide con la Constancia de Situación Fiscal (incluyendo acentos y mayúsculas); régimen fiscal que no corresponde al emisor o receptor; uso de CFDI incompatible con el régimen; forma de pago "99" con método PUE, o forma distinta de "99" con método PPD; código postal del lugar de expedición que no coincide con el domicilio fiscal; cálculos de IVA o retenciones con errores de redondeo; totales que no cuadran; claves de producto o servicio obsoletas o incorrectas; y facturar a proveedores que aparecen en la lista EFOS del SAT.
El SAT puede imponer multas de $400 a $600 MXN por cada CFDI con errores (Art. 84 CFF). Si cancelas fuera de plazo, la multa es del 5% al 10% del monto de la factura. Además, recuerda que tienes máximo 24 horas después de la operación para emitir el comprobante (Art. 29 CFF). La buena noticia: la mayoría de errores se evitan con una verificación de 2 minutos antes de enviar. Para la lista completa y cómo corregir cada uno, revisa los errores más comunes en facturas CFDI.
Verificar no es solo consultar si la factura existe en el portal del SAT. Eso solo confirma que fue timbrada. La verificación que importa es la de contenido: que los catálogos sean correctos, que la forma y método de pago sean coherentes, que los cálculos cuadren, que el régimen fiscal sea compatible con el uso de CFDI.
Un flujo práctico en 3 minutos: (1) Valida el RFC del receptor con el Validador de RFC. (2) Si recibes facturas de proveedores, verifica que no estén en la lista EFOS con el Checker EFOS. (3) Confirma los cálculos de IVA con la Calculadora de IVA. (4) Sube tu XML o PDF al verificador completo y obtén un reporte de errores en segundos. (5) Revisa el contenido del XML con el Lector de XML CFDI.
Importante: El portal del SAT (verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx) solo confirma si una factura fue timbrada y existe en su base de datos. No valida el contenido. Para saber si tu factura cumple con las reglas del Anexo 20 —catálogos, cálculos, consistencia— necesitas una herramienta de validación de contenido como ChecaFactura. Para el paso a paso detallado, consulta cómo verificar que tu CFDI cumple con el SAT y la guía de audita tu factura en 3 minutos.
Detecta errores de estructura, catálogos y cálculos antes de que te la rechacen.
Cancelar un CFDI es un trámite regulado por el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. Los motivos son: 01 (comprobante con errores, emites sustituto), 02 (comprobante con errores, no emites sustituto), 03 (no se llevó a cabo la operación), 04 (operación nominativa relacionada con factura global).
En la mayoría de los casos necesitas la aceptación del receptor. El SAT notifica al Buzón Tributario; el receptor tiene 3 días hábiles para aceptar o rechazar. Si no responde, se considera aceptación tácita. Excepciones: cancelación dentro de las 72 horas posteriores a la emisión, o monto hasta $1,000 MXN — en esos casos no necesitas aceptación.
El plazo para cancelar sin multa es hasta el mes en que se presenta la declaración anual del ISR del ejercicio en que se emitió. Después de esa fecha, la multa es del 5% al 10% del monto del comprobante. Para el proceso completo, motivos, plazos y multas, consulta cómo cancelar una factura CFDI.
ChecaFactura ofrece cinco herramientas que puedes usar sin costo para validar tus facturas:
Calculadora de IVA — Confirma que los montos de IVA, retenciones y totales cuadren. Evita errores de redondeo que causan rechazos.
Validador de RFC — Verifica que el RFC tenga formato correcto (13 caracteres persona física, 12 persona moral) antes de capturarlo en tu factura.
Lector de XML CFDI — Visualiza el contenido de un archivo XML en formato legible. Útil para revisar emisor, receptor, conceptos, impuestos y timbre fiscal.
Checker EFOS — Consulta si un RFC aparece en la lista de contribuyentes con operaciones presuntamente inexistentes (artículo 69-B CFF). Esencial antes de deducir facturas de proveedores.
Verificar mi factura gratis — Sube tu XML o PDF y obtén un reporte completo: qué cumple, qué tiene errores y qué requiere atención. Analiza más de 30 reglas del SAT en segundos.
Todas las herramientas son gratuitas para uso básico. No necesitas instalar nada ni crear una cuenta para la primera verificación. Todas procesan la información localmente en tu navegador; tus archivos no se envían a servidores externos. La validación de RFC y la consulta EFOS solo envían el RFC (un dato público) para la verificación. Esto garantiza que tu información fiscal permanezca en tu dispositivo. Para una auditoría rápida antes de enviar, sigue la guía de audita tu factura en 3 minutos. Si manejas muchas facturas al mes, el verificador completo permite subir múltiples archivos y obtener resultados al instante.
El CFDI 4.0 es la versión vigente del comprobante fiscal digital desde 2022. A diferencia del 3.3, valida el RFC del receptor contra la lista de contribuyentes inscritos del SAT, exige régimen fiscal para emisor y receptor, valida el código postal contra el domicilio fiscal, y tiene reglas más estrictas en la combinación de catálogos (régimen + uso de CFDI, método + forma de pago). El SAT ya no acepta versiones anteriores.
Usa PUE cuando el pago se realiza al momento de la operación o ya fue recibido antes de emitir la factura. Usa PPD cuando el pago será posterior o en dos o más exhibiciones. Si el cliente te transfirió hoy y emites la factura hoy, es PUE. Si emites la factura hoy y el cliente pagará en 30 días, es PPD. Para más detalles, consulta nuestra guía PPD vs PUE.
Si detectas el error dentro de las 72 horas posteriores a la emisión, o si el monto del CFDI es hasta $1,000 MXN, puedes solicitar la cancelación directa (sin aceptación del receptor). En cualquier otro caso, necesitas la aceptación del receptor para cancelar. Emites un comprobante sustituto si el error amerita corrección (motivo 01) o cancelas sin sustituto si aplica motivo 02 o 03. Revisa cómo cancelar una factura CFDI para el proceso completo.
Entra al portal verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx e ingresa el folio fiscal (UUID), RFC del emisor, RFC del receptor y total. El portal te indica si la factura existe y su estatus (vigente o cancelada). Si aparece "no encontrada", verifica que los datos estén correctos —un espacio de más o un carácter equivocado puede dar ese resultado aunque la factura exista. El UUID lo encuentras en el PDF o en el XML; si tienes el XML, usa el Lector de XML CFDI para visualizarlo. Para el paso a paso completo, consulta cómo verificar el estatus de una factura ante el SAT. Además, verifica que el proveedor no esté en la lista EFOS antes de deducir; puedes usar el Checker EFOS para consultar.
Para servicios profesionales (consultoría, diseño, programación, contabilidad) el uso más común es G03 - Gastos en general. Siempre pregunta a tu cliente qué uso necesita, ya que algunas empresas tienen criterios internos. Si el receptor está en RESICO, suele usarse S01 (Sin efectos fiscales) porque no deducen gastos. Consulta la guía de uso de CFDI para la tabla completa y compatibilidad por régimen.
Sí. Es la única fuente confiable de RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal. Con CFDI 4.0, el SAT valida que estos datos coincidan carácter por carácter con su base de datos. Un error de un carácter puede causar rechazo. Pide la CSF actualizada cada vez que factures a un cliente nuevo y al menos una vez al año para clientes recurrentes. Más detalles en Constancia de Situación Fiscal.
Debes estar dado de alta en el RFC con un régimen que permita tu actividad (612, 621 o 626 RESICO, según tu caso). Pide la Constancia de Situación Fiscal de tu cliente para capturar RFC, nombre y régimen correctos. Si facturas a una persona moral, generalmente aplica retención de IVA (10.6667%) y de ISR (10% en servicios profesionales). El uso de CFDI más común para servicios es G03. Para la guía completa, consulta cómo facturar siendo freelancer en México.
No. Las herramientas verifican la estructura, formato y consistencia técnica del CFDI contra las reglas del SAT. No sustituyen el criterio profesional de un contador para decisiones fiscales como qué régimen usar, cómo declarar, o si una deducción es procedente. Son un complemento para evitar errores técnicos que causan rechazos. Para decisiones contables y fiscales, consulta siempre a un profesional.
Siguiente paso: Verifica tu próxima factura gratis en ChecaFactura. Sube tu XML o PDF y en segundos sabrás si cumple con las reglas del SAT. Si manejas facturación de varios clientes, consulta los planes para contadores y el seguimiento de facturas PPD pendientes de complemento.
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